晋城职业技术学院

大型活动用车管理办法

大型活动外出指师生大规模集中离校外出调研、学习、实习实训及参加大型活动的行为。为规范师生大型活动外出租车行为，减少程序，提高效率，确保安全，特制定本管理办法。

一、合作对象

经综合比较企业规模和经营管理水平，将山西汽运集团晋城汽车运输有限公司（以下简称承租方）作为师生租车唯一承租方，除承租方无法提供所需车型外，原则上不得向其他公司租赁。承租方提供35座、45座和55座三种车型，如需其他车型，也可另议。

二、用车程序

学院与承租方签订合同期间，各用车部门只需按规定办理用车手续，不再与承租方签用车合同，费用由承租方与学院统一结算。用车申请程序如下：

（一）用车部门填写用车申请表，与承租方商定用车费用，负责人签字，盖部门公章；

（二）用车部门分管领导审核；

（三）院长审核；

（四）学院办公室备案，留存申请表（存根）；

（五）用车部门凭申请表（报销联）联系承租方用车。

三、结算办法

每季度或累计用车费用达5000元以上时，承租方将用车部门申请表（报销联）及正规发票交学院办公室，由办公室与申请表（存根）核对后，按学院报销程序结算。

四、具体要求

（一）各部门要科学规划用车需求，合理确定行车路线，审慎选择车型及数量，不得在车费中加入其他支出，力争费用最低；

（二）各分管领导要履行监管责任，督促分管部门做好用车规划及安全预案；

（三）确因承租方原因无车可派（如节假日用车紧张或无适合车型），经办公室审核，分管办公室领导同意，可与其他有合法营运资格的公司签订用车合同（协议）后用车，报销时需提供租车合同（协议）、行车证复印件、保险复印件、驾驶证复印件及正规发票。

五、其他

本办法解释权在学院办公室，学院与承租方签订合同期间有效。

 附件：活动用车表格