晋城职业技术学院

学生资助工作档案管理实施办法

第一章 总则

第一条 为规范学院学生资助工作的档案管理，特制定本办法。

第二条 学生资助工作档案是指在学生资助工作中形成的、反映历史面貌的、对上级主管部门和社会具有保留价值的各种历史记录，包含但不限于文字、图表、声像及电子等载体。

第三条 归档的文件材料必须按学期立卷（特殊情况除外），本部门内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第四条 承办人员应保证经办文件的系统完整，公文上的各种附件一律不准抽存。结案后及时交文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 档案管理机构人员及职责

第五条 学生资助工作档案管理由学生处（学生工作部）全面负责，学院学生资助管理中心具体实施，各系学生工作办公室安排专人主管。

第六条 学院学生资助管理中心职责：全面负责全院学生资助工作档案的建档、保存及查阅工作；帮助、指导和检查各系进行档案工作。

第七条 各系职责：按照本办法开展学生资助工作的档案建设工作及档案的日常管理工作；制定本系的档案借阅、保密和保管等制度；贯彻执行上级资助中心其他意见。

第三章  归档范围

第八条 学院学生资助管理中心归档材料：

（一）家庭经济困难学生认定相关材料副本；

（二）国家助学贷款相关材料；

（三）国家奖学金、国家励志奖学金相关材料；

（四）国家助学金相关材料；

（五）绿色通道相关材料；

（六）勤工助学相关材料；

（七）临时困难补助相关材料；

（八）资助育人成果相关材料；

（九）专项核查、绩效评估等重大检查相关材料；

（十）本单位年度工作计划与总结、大事记、管理制度、重要发文等相关材料。

第九条 各系归档材料：

（一）家庭经济困难学生认定相关材料，包括民主评议、适当范围内公示的相关材料；

（二）国家奖学金、国家励志奖学金相关材料（含公示材料）；

（三）国家助学金相关材料（含公示材料）；

（四）资助育人相关材料；

（五）其他资助活动的相关材料；

（六）各系资助工作年度计划、总结、管理制度等相关材料。

第四章  档案归档

第十条 学院学生资助工作档案采取院系两级管理模式，各系都要建立健全档案的归档及调阅制度。

第十一条 归档时间要求：各级应当按学期进行整理归档，在每学期的第二个月前完成上一年度的归档工作，平时应在各项工作完成后两周内完成归档工作。

第五章  附则

第十二条 本办法由学生处（学生工作部）负责解释。

第十三条 本办法自公布之日起实施。