晋城职业技术学院

学生档案管理制度（试行）

第一章  总则

第一条 为做好学生档案管理工作，使我院学生档案管理更加规范化、制度化、科学化，结合学院具体情况，制定本制度。

第二条 学生档案管理工作要本着为培养人才服务、为经济建设服务、为人事工作服务的原则，坚持维护真实性和完整性的工作方针，实行统一管理，严密保管的办法。

第三条 教务处、各系负责学生档案材料的建立和审核，学生处负责学生档案材料的审核、管理、保管和封签工作。

第四条 毕业生档案如在毕业后五年之内未提取，学生处将其档案转至学院档案室保管。

第二章 收集的范围

第五条 学生档案材料的收集工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为了使学生档案适应国家人事工作的需要，在校期间学生档案应收集以下材料：

1.中考、高考、对口升学或单独招生学生的考生档案。

2.学生在校期间获得国家级、省级和院级等各类表彰的材料及登记表。
    3.每学年的综合素质测评表、学年鉴定表。

4.学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律的处理决定。

5.实习鉴定表。

6.毕业生登记表或毕业生鉴定表。

7.学习成绩登记表（包括论文答辩成绩）。

8.就业通知书。

9.可供组织参考的其他材料。

第三章 归档要求

第六条 档案必须是办理完毕的正式材料。

第七条 学生档案材料必须完整、真实，文字清晰，对象明确，注明系别、班级、专业、学号、姓名、性别、年龄、身份证号、籍贯及时间。

第八条 手续必须完备。凡材料规定由组织审查盖章的，必须加盖公章；个人文字材料必须由本人填写。

第九条 各类材料填写只能用碳素或蓝黑墨水书写或按要求打印。

第四章 档案的借阅

第十条 学生个人不得查、借阅本人或他人档案。

第十一条 档案一般不外借。如特殊情况需借出使用的，必须由学生处处长批准。

第五章 档案的传递

第十二条 新生报到后，招生就业处统一将学生的高考、对口升学、单独招生、中考档案转至学生处。

第十三条 转出转入的学生档案材料必须完整齐全，并按规定认真整理，严禁扣留材料或分批转入转出。

第十四条 各系应在毕业生离校前将毕业生登记表（毕业生鉴定表）、实习鉴定表、综合素质测评表及学年鉴定表等材料交学生处，教务处应将毕业生成绩单（包括论文答辩成绩）交学生处，由学生处负责审核、归档、封签。

第十六条 毕业生领取档案必须持本人毕业证书、就业通知书，经验证无误后按要求登记签字后方可办理。

第十七条 委托他人领取档案，必须持委托人的毕业证书、就业通知书和由委托人签发的书面委托书。特殊情况经学生处处长同意可领取。

第十八条 本制度自发布之日起试行。